چهارشنبه 17 آذر 1400, 5:08 ب ظ

Image

شرح وظایف مسئول دبیرخانه :

وظایف اجرایی

نظارت بر کلیه مکاتبات اعم از وارده و صادره ، رفع نواقص و ارجاع به واحدهای مربوطه

نظارت و بازدید از کار دبیرخانه ها و کلیه مسئولین ثبت

استفاده بهینه از فناوری در جهت تکریم ارباب رجوع

پیگیری و برگزاری کلاس های آموزشی کددار

نظارت بر انجام امور بایگانی با استفاده از روشهای نوین

برقراری سیستم تبادل  الکترونیکی اتوماسیون اداری و شبکه دولت بین وزارت متبوعه و سازمانهای تابعه و دیگر دستگاهها

تعامل با دیگر واحدهای تابعه و دستگاههای دیگر

تفکیک و توزیع نامه ها و سایر مکاتبات به واحدهای مربوطه

ابلاغ بخشنامه ها و دستورات صادره به واحدهای ذیربط

ارائه آمار و عملکرد و گزارشهای لازم به منظور بهینه سازی امور جاری

شرکت در کلیه همایش ها و جلسات مربوطه

رفع اشکال احتمالی نرم افزار اتوماسیون اداری طبق گزارش واصل

وظایف سرپرستی

نظارت کامل بر کلیه دسترسی های مدیریت سیستم اتوماسیون

نظارت بر صدور و توزیع کلیه مراسلات درون سازمانی و برون سازمانی

نظارت بر نحوه عملیات دبیرخانه های ستادی و واحدهای تابعه دانشگاه

نظارت بر نحوه ثبت دقیق مکاتبات و ارجاعات آنها

وظایف مربوط به آموزش

آموزش نرم افزار اتوماسیون اداری و انتقال آن به پرسنل زیرمجموعه جهت افزایش مهارت آنان

آموزش بلحاظ روند فرایند حذف کاغذ از چرخه مکاتبات اداری و صرفه جویی در کاغذ،نیروی انسانی،هزینه های پستی و ...

آموزش های مرتبط با شرح وظایف مانند روشهای نامه نگاری ،تکریم ارباب رجوع و ....